○桑名・員弁広域連合文書取扱規程
平成11年8月25日
訓令甲第5号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、桑名・員弁広域連合の文書の取扱いに関し、必要な事項を定める。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、事務局長の許可なくして持ち出し、個人に謄写若しくは閲覧させ、又はその謄本を与えてはならない。
3 文書を保存している電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)の取扱いについては、前項の規定を準用する。
(文書取扱主任)
第3条 事務局長の文書事務を補佐するため、事務局に文書取扱主任(この条において「文書主任」という。)を置く。
2 文書主任は、事務局長の指名する者をもって充てる。
3 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 文書の整理、保管、保存及び改善に関すること。
(5) その他文書事務に関すること。
(必要な簿冊)
第4条 文書の取扱いに関し必要な簿冊は、次のとおりとする。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 特殊文書処理簿(様式第2号)
(3) 令達番号簿(様式第3号)
(4) 郵便切手受払簿(様式第4号)
(文書の記号及び番号)
第5条 文書には、次の例により文書の記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書には、記号及び番号を省略することができる。
(1) 一般文書
桑広連第 号
(2) 例規文書
桑名・員弁広域連合規則第 号
(3) 指令文書
桑名・員弁広域連合指令第 号
2 文書の番号は、条例、規則、告示、訓令(指令を除く。)の文書(以下「例規文書」という。)については毎年1月1日に始まり12月31日に、指令及び一般文書については毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。ただし、同一事案に属する文書は、特に認められたものを除くほか、完結まで同一番号を用いなければならない。この場合、号の文字に続けて枝番号を付けることができる。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第6条 文書は、総務課において収受する。
2 他課において直接に受理した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに総務課に回付しなければならない。
3 料金の未納又は不足の文書は、その料金を支払い、収受することができる。
(収受した文書の分類)
第7条 収受した文書は、封筒に「親展」と表示されているもの、その他秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「秘密文書」という。)及び書留等の特別の取扱いによるもの(以下「特殊取扱文書」という。)を除いて内容を審査し、文書収発簿により整理を要するものと、請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送り状その他軽易な文書で文書収発簿により整理を要しないものとに分類しなければならない。
3 軽易な文書は、当該文書の余白に収受日付印を押印した後、適正に処理しなければならない。
4 秘密文書は、開封せず、封筒の左下に収受日付印を押印し、特殊文書処理簿に必要事項を記載しなければならない。
5 審査請求書、異議申立書その他到達の日時が権利の得失に関係あるものは、収受日付印を押印し、到達日等を明記するとともに、文書収発簿に到達日時を記載しなければならない。
(広域連合長の閲覧)
第8条 収受した文書のうち、重要又は異例と認められるものは、広域連合長の閲覧を受けなければならない。
(文書の配布)
第9条 文書は、主務課に配布しなければならない。
2 秘密文書で、「親展」表示のあるものはあて名人に、その他のものは事務局長に直接配布し、特殊文書処理簿に署名又は受領印を徴さなければならない。
第3章 起案及び回議
(文書の処理)
第10条 総務課は、文書を収受しようとするときは、直ちに処理するようにしなければならない。
2 重要又は異例の文書については、その処理に先立って広域連合長の指示を受けなければならない。
(起案)
第11条 文書の起案は、起案用紙(様式第6号)によって行う。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの、軽易な文書で処理案を当該文書に記載して処理できるもの又は軽易な事案で文書の余白を利用して処理できるものについては、この限りでない。
2 文書の起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案は、易しく分かりやすい口語体とし、必要に応じて箇条書きとすること。
(2) 用字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等を用いること。
(3) 起案用紙には、起案年月日、文書分類番号、保存区分等の所定事項を記入すること。
(4) 起案文書は、簡潔な標題を付け、その末尾に照会、回答、通知等その文書の性質を表すことばを括弧書きで記入すること。
(5) 起案者は、起案文書の起案者の欄に署名又は記名押印すること。
(決裁)
第12条 起案文書には、桑名・員弁広域連合事務決裁規程(平成11年桑名・員弁広域連合訓令甲第2号)の定める決裁区分により、次のとおり表示しなければならない。
(1) 広域連合長の決裁を要するもの
(2) 副広域連合長、事務局長及び課長の専決事項に属するもの
2 前項第2号の副広域連合長は、広域連合議会の同意を得て選任された関係市町の副市町長とする。以下同じ。
3 起案文書の回議は、起案者若しくは内容を説明できる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、定例又は簡易なものは、この限りでない。
4 決裁については、署名、押印その他決裁又は承認した者を特定できるものとして広域連合長が相当と認める方法により行うものとする。
(合議)
第13条 合議文書は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 合議は、必要かつ最小限度の範囲にとどめること。
(2) 合議の決裁を容易にするため、特に重要なものについては、事前に連絡、協議の方法をとること。
(例規文書の審査)
第14条 条例、規則、告示等の例規文書は、総務課に合議し、その審査を受けなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第15条 文書の浄書は、起案者の責任においてしなければならない。
2 浄書は、かい書体を用いる。
3 浄書は、原則として決裁の終わった日に行い、浄書が終わったときは、原議書の「浄書」の欄に署名又は押印しなければならない。
4 文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては、施行の日による。
5 浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議書の「校合」の欄に署名又は押印しなければならない。
(文書収発簿への記載と公印の押印)
第16条 浄書した文書で文書収発簿に未掲載のものについては、文書収発簿に必要事項を記載しなければならない。ただし、軽易な文書は、この限りでない。
2 浄書した文書は、桑名・員弁広域連合公印規程(平成11年桑名・員弁広域連合訓令甲第4号)の定めるところにより押印し、特に必要がある場合には原議書と契印する。ただし、軽易な照会、回答、送付文書等は、公印及び契印を省略することができる。
(発送)
第17条 文書の発送は、起案者の責任においてしなければならない。
2 発送する文書については、文書収発簿の「処理経過」の欄に発送年月日その他必要事項を記入するものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(整理)
第18条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは天災事変に際して速やかに持ち出せるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(未処理文書の整理)
第19条 担当者は、常に未処理文書を一定の場所に整理、保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第20条 主務課は、次の各号により完結文書を整理、編集しなければならない。
(1) 別に定める文書分類表により区分し、1事案ごとに文書件名目録(様式第7号)に記入し、完結年月日の順に整理して終結文書が最上位となるようにすること。
(2) 事案が2年又は2年度以上にわたるものは、それぞれ完結の年又は年度の文書に整理すること。
(3) 事案が数項目に関係のあるものは、最も関係の深いものに編集すること。
(4) 編集した簿冊には、背表紙(様式第8号)を付け、所属年度、簿冊名等必要事項を記載すること。
(5) 図面、写真等で簿冊に編集できないものは、袋等に入れて別に整理し、前号と同様に必要事項を記載すること。
(文書の引継ぎ)
第21条 完結文書は、歴年編集のものは翌年3月31日、会計年度編集のものは翌年8月31日までに保存文書目録(様式第9号)を添えて総務課に引き継がなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、特に必要のある文書で、主務課において保管を必要とするものは、総務課と協議のうえ、主務課において保管することができる。ただし、保管の必要がなくなったときは、保存文書目録を添えて総務課に引き継がなければならない。
(文書の保存期間)
第22条 完結文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、その重要度に応じて次のとおり区分する。
(1) 永久(背表紙の色「赤」)
(2) 10年(背表紙の色「青」)
(3) 5年(背表紙の色「黄」)
(4) 3年(背表紙の色「緑」)
(5) 1年(背表紙の色「白」)
2 各文書の保存期間は、別に定める。
(保存期間の起算)
第23条 文書の保存期間は、歴年によるものは、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算し、会計年度編集のものは、その文書が完結した日の属する翌年度4月1日から起算する。
(文書の保存)
第24条 保存文書は、書庫に保存する。
(保存文書の借覧)
第25条 保存文書を借覧しようとするときは、事務局長の指示に従って借覧しなければならない。
2 文書の借覧期間は、3日以内とする。ただし、事務局長の許可を得て、延長することができる。
3 借覧文書は、いかなる理由があっても抜き取り、取り替え、差し入れ、又は他人に貸与してはならない。
(文書の廃棄)
第26条 保存期間の満了した文書は、保存・保管文書目録により廃棄文書目録を作成し、決裁を得て処分しなければならない。この場合、焼却、裁断その他の方法により確実に処分しなければならない。
2 保存期間永久の文書は、20年ごとに見直しを行い、保存する必要がないと認めたときは、廃棄の手続を取らなければならない。
第6章 補則
(庁外持ち出しの禁止)
第27条 文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ事務局長の許可を得たときは、この限りでない。
(部外者の閲覧)
第28条 関係職員以外の者が文書の閲覧を求めたときは、差し支えないと認めるものに限り、事務局長の許可を得て、閲覧させることができる。
附則
この訓令は、平成11年7月1日から施行する。
附則(平成13年訓令甲第2号)
この規程は、公表の日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)抄
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
